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企业面临的单选题:自建邮箱还是外包?

在当前这个信息化社会中,电子邮件已成为商务工作中不可或缺的沟通工具,“邮箱”更是成为企业办公的必要装备。然而,在选择邮箱时,是采用自建邮局,还是使用专业邮箱服务商提供的邮箱服务(即外包邮箱)?这是摆在企业面前的新选择。
    大前提:为什么要用企业邮箱?
    无论是新组建的、小型的企业还是有着悠久历史、集团型的大规模企业,他们的日常运作中都少不?#33487;?#39033;工具——企业邮箱。
    中国企业500强之一、江苏省省级重点企业集团——江苏开元国际集团就是一个大型集团公司应用企业邮箱的典范。2000年2月17日,江苏省人民政府正式下文同意以江苏省轻工业品进出口集团股份有限公司、江苏省纺织品进出口集团股份有限公司、江苏省畜产进出口集团股份有限公司为基础,组建国有独资性质的江苏开元国际集团及集团有限公司,并以此为核心组建江苏开元国际集团。
    从2000年成立到2007年,进出口额、营业收入、总?#20160;?#20928;利润等各项指标都实现了翻两番。进出口贸易的稳健发展为开元打开了进入新产业之门。同时,开元集团充分发挥多年国际贸易积累的优势,积极实施“走出去”战略,在尼日利亚等地投资建设海外生产销售基地,并努力促进江苏省相关产业过剩产能的转移。2007年3月,集团在尼日利亚建立了以?#19994;?#32452;装产业为龙头,带动轻工、机电、交通工具、包装材?#31995;?#30456;关产业集聚的开元尼日利亚工业园。目前,该公司有近700个企业邮箱维持着公司的日常业务往?#30784;?
    其IT负责人说,使用企业邮箱,会给企业带来如下的?#20040;Γ?#39318;先,所有员工的邮箱均为“[email protected]”形式,有助于树立整齐有序的企业形象;其次,当业务联系对象收到一封企业邮件时,可根据来信域名即时查询企业官方网站,便于企业在日常通信?#34892;?#20256;企业自己的品牌;第三,员工离职时,企业邮箱可?#36816;?#29702;成章地收回,所有业务联系、资料将得以保留,便于业务顺利?#26377;?#24182;移交给继任者;若日常工作使用个人邮箱,员工离职时不会上缴公司,相关资料不能收回管理,很多客户和业务关系可能随着员工的个人邮箱被一起带走,造成资?#27492;?#22833;;第?#27169;?#20225;业邮箱的系统管理解决了企业信息的安全性问题,可以?#34892;?#36991;免重要信息的外泄。“企业的重要信息或数据泄露将会给企业带来难以想象的损失,因此,邮箱的安全性是所有企业都非常重视的。?#22791;?#36127;责人表示。
    台商投资的企业同样如此。成立于1997年的昆山六二丰塑胶电子有限公司也采用了企业邮箱服务。该公司主要经营模具开发、各类塑?#29616;?#21697;射出、自动喷漆、移印、网印、牙线棒、牙间刷、牙刷等。公司网络管理员赫先生说:“统一使用企业邮箱,企业可以方便地对工作邮件备份、监控、管理,防止邮件意外丢失;企业邮箱可方便地自行管理,可自由命名、分配容量、自行群发、分组、修改密码、设定功能限制等,这些都是个人邮箱无法比拟的;同时,企业邮箱的群组等功能,提高了工作效?#21097;?#22686;进内部沟通?#25176;?#21516;办公能力。”
    事实上,中国目前有5000多万家各种各样的企业,都与开元集团和昆山六二丰公司一样,认识到企业邮箱已经成为与外界开展商务活动的必备工具。
    据iResearch艾瑞咨询公司2008年4月的市场调研报告数据显示,2008年1季度,中国的企业邮箱市场规模达到了6500万元人民币,预测2009年,市场规模将达到3.3亿元人民币。
    企业邮件市场规模每年的增速为30%左右,增长幅度稳健。
    艾瑞咨询公司预测,未来5年内,全球平均每天的企业邮箱中的邮件量将远超个人邮箱用户的信息量。截至2007年底,全球企业用户邮件量达到了730亿封/天,个人用户信息量只占企业用户信息量的58.9%;预?#24179;?#19979;来几年将以平均每年20%左?#19994;?#36895;度增长,到2011年,企业邮箱用户的平均邮件量将达到1645亿封/天。
    选择题:自建还是外包?
    企业邮箱数量的快速增长给企业带来的一道新的选择题:是采用自建邮箱,还是将邮箱外包给专业的邮件服务公司?
    在企业邮箱发展初期,实力雄厚、规模庞大的大企业一般采用自建邮局系统。但是,自建邮局?#24230;?#38750;常高,因为自建邮局系统无论是放在自己的机房还是托管于电信机房,都需要以下费用:一次性建设费用(邮件系统服务器、软件购买及开发费用、存储设备和备份设备、反垃圾网关、硬件防火?#20581;?#32593;络交换设备、数据库及操作系?#24120;?#38271;期运行维护费用(带宽费用、人力维护成本、杀病毒服务费用、软硬件升级维护费)。总体来看,建设一个标准可用的内部邮局系?#24120;?#21021;期的投?#39318;?#22522;本的需要30万元,年度费用则根据企业自身系统情况不定。
    同时,由于邮件安全性问题日益突出,自建邮局的短板逐渐暴露出来:如垃圾邮件、病毒等,企业发现,如果仅仅通过自已培养的技术人员,很难处理日益增多的邮件安全问题,比如,一封重要的邮件丢失将可能影响企业的收益;而垃圾邮件攻击不仅使得企业办公效率大幅降低,更也让企业浪费大量的带宽及服务器资?#30784;?
    于是,越来越多的自建邮局企业开始将目光投向专业的邮箱服务商——263、35互联、尚易等。比如上文所说的开元集团和昆山六二丰等,都采用了263的邮箱外包服务。
    263网络通信股份有限公司副总裁兼邮件事业部总经理李锐告诉记者:“外包邮箱的?#20040;?#26159;,企业只需按照邮箱数量,每年支付一定的服务费用,就能得到专业的邮件服务。外包邮箱的反垃圾、防病毒能力都?#23545;?#36229;过自建邮局,因为外包邮件厂商除了购买专业级的反垃圾网关以外,一般都有自己开发的、独特的反垃圾系统。同时,企业不需要?#24230;?#19987;业的IT服务人员,这对广大的中小企业?#27492;擔?#19981;仅降低了人力成本,更可将企业网管从邮箱问题中解放出来,将更多时间和精力?#24230;?#21040;企业的IT建设中去。”
    预测:外包邮箱将成未来发展趋势
    4月初,国内最大的企业邮箱提供商——263网络通信推出了单个邮箱263G、最大支持无限量的企业邮箱,受到企业的广泛欢迎,在此后的一个月内,263企业邮箱的销售额增长了20%以上,并实现了业绩同比翻番的好成绩。与此同时,尚易、万网、新网也纷纷推出了大容量企业邮箱新品,外包邮箱风头甚劲。
    业内人士预计,随着时间的推移,将有越来越多的企业采用外包邮箱,外包邮箱将成为企业未来发展趋势。开元集团、昆山六二丰,分别?#21363;?#29992;户的角度给出了自己的分析。
    1.?#24230;?#20998;析:自建比外包高
    “自建邮局初期?#24230;?#22826;高了,综合来看,即使自建邮局系统都选用的低档设备和服务,其一次性?#24230;?#37117;需要以30万元左右,每年的使用费用还需要几万元,这还不算人工成本。”江苏开元国际集团IT负责人说,“此外,IT技术日新月异,设备折旧很快,再加上还要养好几个专门维护邮箱的IT员工,太不划算了。”而开元集团通过263托管的近千个邮箱,一年的?#24230;?#20165;仅10万元,并且只需网管一人负责日常管理和维护?#25176;?#20102;,整体?#24230;?#22823;大降低了。
    2.邮件质量:外包远胜于自建
    该负责人表示,企业邮箱外包不仅仅是财力和人力上大幅度的节省,其安全性和稳定性也可以得到肯定,这对于日常工作的开展十分便利。自建邮局除非?#24230;?#24040;?#20351;?#20080;设备、研发软件?#22242;?#20859;一支完善的维护队伍,否则,其性能和外包邮局根本无法相比。这主要表现在:首先,自建邮局和外包邮局在设备上存在很大差距。
    以263企业邮箱为例,该公司在昌平拥有自有机房(非托管),选用的服务器、网络及存储设备都是电信级产品,在美国得州达拉斯4个服务器集?#28023;?#20445;证邮件收发的畅通无阻。而自建邮局很难有这样大的?#24230;耄?#21482;能满足企业的一般应用,根本不在一个水平上。
    其次,自建邮局的安全性太弱,其反垃圾,防病?#23616;?#26159;初级水平,而外包邮局一般都有专业级防火?#20581;?#20837;侵检测、流量检测、备份系统等等多?#32844;?#20840;手段,“比如263,除了购买专业反垃圾网关以外,还?#24230;?#20960;千万元和两年时间开发了独特的TAP智能反垃圾系?#24120;?#36798;到了世界级的水准,反垃圾水平是自建邮局望尘莫及的。”李锐说。
    第三,自建邮局对海外收发方面出现的问题基本束手无策,而专业的外包服务商则没有问题。如263在海外多地部署了中转收发服务器集?#28023;?#21253;括美国德州达拉斯机房(世界联通性最好的机房之一)等,可以让国外用户与国内用户的邮件收发传递路径采用不同的策略,同时可以根据网络状况做到实时调整。
    看来,企业邮箱外包服务基本已成为大势所趋。并且,越来越多的大中型企业,也渐渐?#29260;?#33258;建邮局,往外包邮箱上迁移。

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